El problema
AI Task Automation resolvió la parte de entrada: convertir texto y voz en tareas y proyectos estructurados en Notion. Pero una vez las tareas vivían allí, consultarlas seguía siendo incómodo. La vista nativa de Notion no daba suficiente claridad para responder preguntas simples y cotidianas: ¿qué tengo que hacer hoy?, ¿qué tengo esta semana?, ¿qué se me ha quedado atrasado?
Necesitaba una capa de consulta y gestión tan rápida como la de entrada: algo que pudiera abrir desde el móvil, sin logins ni navegación por bases de datos, y que me permitiera además marcar tareas como hechas sin salir de la conversación.
La solución
Second Brain AI Assistant es un bot de Telegram, construido también con n8n, que actúa como interfaz sobre la misma base de tareas y proyectos de Notion. A diferencia de la Parte 1, aquí no interviene ningún modelo de lenguaje: es un sistema de comandos y botones que enruta la interacción del usuario hacia el subflujo correcto.
El bot ofrece un menú principal con cuatro vistas — Hoy, Semana, Atrasadas y Proyectos — y, dentro del listado de tareas, un botón de detalle y otro para marcarla como hecha por cada tarea, todo mediante botones inline de Telegram.
Stack y arquitectura
Construido igualmente sobre n8n autoalojado, usando la API de Telegram como interfaz conversacional y la API de Notion como fuente de datos — la misma base de tareas y proyectos que alimenta la Parte 1.
- Flujo principal como enrutador: recibe cada mensaje o pulsación de botón de Telegram, valida al usuario y decide a qué subflujo enviar la petición.
- Validación de usuario: un paso de seguridad comprueba que quien escribe es el usuario autorizado antes de tocar cualquier dato; si no lo es, responde con un mensaje de acceso inválido y no continúa.
- Subflujos independientes por acción: cada función (listar tareas, marcar como hecha, listar proyectos, ver detalle) vive en su propio subflujo de n8n, invocado desde el enrutador principal.
- Envío vía HTTP directo a Telegram: en lugar del nodo nativo de Telegram, el envío de respuesta se hace con una petición HTTP construida a mano, para poder generar teclados inline dinámicos (un botón “Detalle” y otro “Done” por cada tarea del listado).
- Caché temporal de tareas: al generar un listado, el flujo guarda los datos en la memoria estática del workflow de n8n con un tiempo de expiración. Así, cuando el usuario pulsa “Detalle” sobre una tarea que acaba de ver, el bot responde con los datos ya obtenidos en lugar de volver a consultar Notion — y si la caché ha expirado, cae automáticamente a una consulta directa por ID.
Visión general del flujo
- Entrada · Mensaje de Telegram — Se recibe el mensaje o la pulsación de un botón inline.
- Seguridad · Validación de usuario — Comprueba que el remitente es el usuario autorizado; si no, corta el flujo con un aviso.
- Enrutamiento · Command Router — Según el comando o el botón pulsado, decide entre Hoy, Semana, Atrasadas, Proyectos, Detalle de tarea o Marcar como hecha.
- Subflujo · Consulta de tareas — Construye la query, pide las tareas a Notion para el rango pedido y, si no hay resultados, informa también de los proyectos disponibles.
- Subflujo · Detalle de tarea — Primero busca la tarea en la caché temporal; si no está o ha expirado, la busca por ID directamente en Notion.
- Subflujo · Marcar como hecha — Localiza la tarea por ID y actualiza su estado a “Done” en Notion.
- Subflujo · Proyectos — Lista todos los proyectos activos o, si se pide uno concreto, sus tareas asociadas.
- Salida · Respuesta a Telegram — Cada subflujo formatea su respuesta y el flujo principal la envía con los botones inline correspondientes.
Funcionalidades destacadas
- Menú de consulta rápida: tareas de hoy, de la semana, atrasadas y por proyecto, en un par de toques.
- Detalle de tarea bajo demanda: proyecto, estado, fecha límite y enlace directo a la página en Notion.
- Marcar como hecha desde el chat, sin salir de Telegram ni abrir Notion.
- Listado de proyectos activos con sus tareas asociadas.
- Validación de usuario para que solo la persona autorizada pueda leer o modificar los datos.
- Caché temporal de resultados para respuestas de detalle más rápidas y consistentes con lo último mostrado.
- Botones inline dinámicos generados por tarea, en lugar de comandos de texto manuales.
Retos técnicos
- Construir teclados inline dinámicos, con un par de botones (Detalle / Done) por cada tarea de una lista de longitud variable, algo que requirió enviar la respuesta vía HTTP directo en lugar del nodo nativo de Telegram.
- Enrutar de forma fiable múltiples comandos y botones distintos desde un único punto de entrada hacia subflujos independientes.
- Evitar peticiones redundantes a Notion cuando el usuario pide el detalle de una tarea que ya se le había mostrado segundos antes, mediante una caché temporal con expiración y fallback automático a consulta directa.
- Restringir el acceso al propio usuario, para que la gestión de tareas y proyectos no quede expuesta a nadie más que escriba al bot.
- Mantener consistencia entre lo que el usuario ve en el listado y lo que se actualiza al marcar una tarea como hecha, evitando estados desincronizados entre Telegram y Notion.
Resultado
- Cierra el ciclo completo: AI Task Automation crea las tareas por voz o texto; Second Brain AI Assistant las consulta y las gestiona, todo desde Telegram.
- Sustituye a Notion en el día a día para las consultas rápidas: ya no hace falta abrir la app para saber qué toca hoy o esta semana.
- Gestión completa desde el móvil, incluyendo marcar tareas como hechas sin fricción.
- Autoalojado y con la misma arquitectura de n8n que el resto del sistema, fácil de extender con nuevas vistas o comandos.